Политика конфиденциальности

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее — Политика) определяет порядок обработки и защиты персональных данных Пользователей сервиса TaskBox (далее — Сервис), доступного по адресу https://mytaskbox.ru.

1.2. Оператором персональных данных является владелец Сервиса (далее — Оператор). Сведения об Операторе указаны в разделе 12 настоящей Политики.

1.3. Настоящая Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ).

1.4. Данные, которые компания-клиент вносит в Сервис о своих сотрудниках, клиентах и контрагентах, Оператор обрабатывает по поручению этой компании. Порядок такой обработки описан в разделе 7.

2. Чьи и какие данные обрабатываются

2.0. Категории субъектов: Пользователи Сервиса (администраторы компаний-клиентов, их сотрудники и приглашённые заказчики); люди, чьи данные компания-клиент вносит в Сервис (раздел 7); люди, обратившиеся в поддержку.

2.1. Данные Пользователей. Пользователь — человек с учётной записью в Сервисе: администратор компании, её сотрудник или заказчик, приглашённый компанией. О нём обрабатываются:

• имя, адрес электронной почты, роль и отдел в компании;
• пароль — только в виде необратимого хеша, сам пароль не хранится;
• фотография профиля — если Пользователь её загрузил;
• идентификатор чата в Telegram — если Пользователь сам привязал Telegram-бота;
• адрес подписки на push-уведомления — если Пользователь включил их в браузере;
• обращения в поддержку: текст, контакт для ответа, адрес страницы, версия браузера и снимок экрана — если Пользователь их указал или приложил;
• журнал действий в компании: кто и когда создал, изменил или удалил задачу, проект, расход.

2.2. Технические данные: IP-адрес, тип браузера и операционной системы, дата и время запросов и последнего входа. Они нужны для защиты от подбора паролей и разбора сбоев.

2.3. Реквизиты компании (название, ИНН, адрес, телефон, банковские реквизиты) — если администратор указал их для выставления счетов. Реквизиты индивидуального предпринимателя являются его персональными данными.

2.4. Номер телефона. При регистрации Сервис номер телефона не запрашивает, для работы он не нужен. Телефон попадает в Сервис, только если его вносит компания: в свои реквизиты или в карточку проекта как контакт клиента (раздел 7).

2.5. Оператор не собирает специальные категории персональных данных (о здоровье, убеждениях и т. п.) и биометрические данные. Пользователям не следует вносить такие сведения в задачи, комментарии и файлы.

3. Цели и правовые основания

• Предоставление Сервиса: учётная запись, задачи, проекты, расходы, уведомления в Сервисе, ответы поддержки — исполнение Пользовательского соглашения (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).
• Выставление счетов и учёт оплат — исполнение соглашения и обязанностей, установленных законодательством (п. 2 и п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).
• Защита учётных записей от подбора паролей и разбор сбоев — законный интерес Оператора в безопасной работе Сервиса (п. 7 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).
• Уведомления в Telegram и push-уведомления — функции Сервиса, которые Пользователь подключает сам и может отключить в любой момент; исполнение Пользовательского соглашения (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).

Для рекламы, рассылок и продажи третьим лицам данные не используются. Обработка ведётся автоматизированно и включает сбор, запись, хранение, изменение, использование, передачу сервисам из раздела 6 и удаление.

4. Файлы cookie и хранилище браузера

4.1. Сервис устанавливает только два технических cookie:

• access_token — подтверждает вход в Сервис, действует 15 минут;
• refresh_token — продлевает вход без повторного ввода пароля, действует 7 дней.

Они недоступны скриптам страниц (HttpOnly), передаются только по защищённому соединению и нужны исключительно для входа: без них пользоваться Сервисом нельзя. Отключить cookie можно в настройках браузера, но тогда вход станет невозможен.

4.2. В хранилище браузера (localStorage) Сервис сохраняет настройки интерфейса: язык, тему оформления, вид списков, отметки о просмотренных подсказках и объявлениях, а также копию профиля (имя, почта, роль), чтобы страницы открывались быстрее. Копия профиля стирается при выходе из Сервиса. Эти данные остаются на устройстве Пользователя.

4.3. Аналитических и рекламных cookie, счётчиков посещаемости и сторонних трекеров Сервис не использует.

5. Где хранятся данные

5.1. Сервис размещён на арендованном сервере компании HOSTKEY B.V. (зарегистрирована в Нидерландах) в дата-центре в Германии (Франкфурт-на-Майне). Там находятся база данных, загруженные файлы и журналы сервера.

5.2. Резервные копии базы данных и файлов делаются ежедневно и хранятся в двух местах — в Telegram и на Яндекс Диске Оператора. До отправки они шифруются (AES-256), ключ расшифровки есть только у Оператора: ни Telegram, ни Яндекс прочитать копии не могут.

6. Кому передаются данные

6.1. Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их для рекламы. Данные получают только сервисы, без которых часть функций не работает, и только в нужном для этого объёме:

• HOSTKEY B.V. (Нидерланды; сервер — в Германии) — хостинг: на его сервере хранятся все данные Сервиса.
• Sentry (Functional Software, Inc.; данные хранятся в Германии) — отчёты об ошибках: адрес страницы, браузер, операционная система, техническое описание сбоя. IP-адрес, cookie, содержимое запросов и запись действий на странице туда не отправляются.
• Telegram (серверы за пределами России):
  • сообщения Пользователям, которые сами привязали Telegram-бота: названия и описания задач, сроки, имена участников, комментарии, а также то, что Пользователь отправляет боту;
  • уведомления Оператору об обращениях в поддержку: имя, почта и роль автора, текст обращения, контакт и снимок экрана, если они приложены;
  • уведомление Оператору об удалении компании: название компании и почта инициатора в замаскированном виде;
  • зашифрованные резервные копии (п. 5.2).
• Яндекс Диск (серверы в России) — хранение зашифрованных резервных копий (п. 5.2). Без ключа Оператора содержимое копий недоступно.
• Службы push-уведомлений браузеров (Google, Mozilla, Apple, Microsoft) — если Пользователь включил push-уведомления. Текст уведомления шифруется, служба видит только технический адрес подписки.
• Платёжный сервис — только при оплате банковской картой, если этот способ доступен на странице оплаты: сумма и сведения для чека. Данные карты вводятся на стороне платёжного сервиса и Оператору не передаются.
• Приложения-календари — если Пользователь сам добавил ссылку на свой календарь задач в стороннее приложение: оно получает по этой ссылке названия и сроки задач.
• Государственные органы — по запросу в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.2. Трансграничная передача. Из-за размещения серверов и работы перечисленных сервисов данные передаются за пределы Российской Федерации: на сервер и в службу отчётов об ошибках в Германии — государстве — участнике Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также в Telegram и службы push-уведомлений, серверы которых находятся в других странах.

7. Данные, которые вносит компания

7.1. Компания-клиент вносит в Сервис данные своих сотрудников, клиентов и контрагентов: имена, адреса почты, телефоны, сведения в задачах, комментариях и файлах. Оператором этих данных является компания. Оператор Сервиса обрабатывает их по её поручению (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ), которое содержится в Пользовательском соглашении, и только для предоставления Сервиса.

7.2. Компания отвечает за наличие законного основания для внесения этих данных (например, согласия человека или договора с ним) и отвечает на обращения этих людей. По запросу компании Оператор помогает уточнить, выгрузить или удалить такие данные.

7.3. Оператор соблюдает конфиденциальность этих данных, защищает их мерами из раздела 8 и не использует в собственных целях.

8. Защита персональных данных

• Пароли хранятся только в виде хеша (алгоритм bcrypt)
• Данные передаются по защищённому протоколу HTTPS (TLS 1.2 и 1.3)
• Cookie входа недоступны скриптам страниц (HttpOnly)
• Число попыток входа ограничено — это защищает от подбора пароля
• Данные одной компании недоступны другой
• Внутри компании каждый видит только то, что разрешено его роли и отделу
• Резервные копии делаются ежедневно и шифруются до отправки в хранилище

9. Хранение и удаление данных

9.1. Данные хранятся, пока компания пользуется Сервисом. Отдельные сроки:

• журнал действий в компании — пока компания пользуется Сервисом: по нему проверяют историю задач и расчёты с клиентами;
• журналы веб-сервера (IP-адрес, адрес страницы, время запроса) — 14 дней;
• отметки об отправленных напоминаниях — 7 дней;
• локальные резервные копии на сервере — последние 5 копий.

9.2. Администратор компании в любой момент может выгрузить все данные компании одним файлом и удалить компанию: в настройках Сервиса, раздел «Ваши данные». Удаление выполняется сразу и необратимо: записи и файлы компании удаляются из базы данных и хранилища файлов Сервиса.

9.3. Учётную запись сотрудника или заказчика удаляет администратор его компании. Пользователь также может направить запрос Оператору (раздел 12): Оператор удалит данные или, если они внесены компанией, передаст запрос её администратору. Срок — не более 30 (тридцати) календарных дней.

9.4. Данные удалённой компании могут оставаться в зашифрованных резервных копиях, сделанных до удаления. Копии используются только для восстановления Сервиса после сбоя. Если восстановление понадобится, данные удалённых компаний будут удалены повторно.

10. Права Пользователя

В соответствии с 152-ФЗ Пользователь имеет право:

• Получать сведения об обработке своих персональных данных (ст. 14 152-ФЗ)
• Требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных (ст. 14 152-ФЗ)
• Отозвать согласие на обработку, если обработка основана на согласии (ч. 2 ст. 9 152-ФЗ)
• Обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в суде (ст. 17 152-ФЗ)

Как воспользоваться правами. Уведомления в Telegram отключаются отвязкой бота в профиле, push-уведомления — в настройках браузера. Остальные запросы Пользователь направляет на адрес электронной почты Оператора (раздел 12). Оператор отвечает в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения запроса; срок может быть продлён не более чем на 5 (пять) рабочих дней с объяснением причины.

11. Изменение Политики

11.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента размещения на сайте Сервиса, если иное не предусмотрено новой редакцией.

11.2. Действующая редакция всегда доступна на этой странице, дата редакции указана в её начале.

12. Сведения об Операторе